SUPERSLIMAK

1.Wstęp

CRM to rodzaj systemu informatycznego wspomagającego zarzadządzanie relacjami z klientem. Artykuł pokaże zalążek takiego systemu stworzonego w InfoPath 2003 oraz Access 2003. Samo rozwiązanie nie jest najwyższych lotów, i nie jest konkurencyjne w stosunku do oferowanych na rynku systemów. Celem głównym tego tekstu jest pokazanie podstawowych możliwości aplikacji InfoPath w kooperacji z Access 2003.

Poniżej przedstawiam informacje o tym jak:
- przeglądać danych wybranego kontaktu
- usuwać istniejące kontakty
- tworzyć nowe/edytować istniejące kontakty

2.Pierwsze kroki

Podczas pracy z jakąkolwiek z baz danych należy pamiętać o sporym ograniczeniu InfoPath przy próbie zapisania nowego lub aktualizacji istniejącego rekordu. Aplikacja nie obsługuje pól typu:
- text
- ntext
- hyperlink
- image

Bazy danych nie mogą zawierać wymienionych typów danych - są one traktowane jako dane typu long i nie są wspierane przez InfoPath. Jeżeli w połączeniu z źródłem danych wykorzystywane są kolumny tego typu aplikacja poinformuje uzytkownika w ostatnim oknie kreatora że opcja SUBMIT jest nie dozwolona.
Aby nadal móc pracować na bazie Access użyłem kolumn typu text o długosci 15 znaków. Nie jest to szalenie wielka wartość ale na potrzeby tego artykułu jest wystarczająca i rozwiązuje problem braku możliwości zapisywania zmian. Zatem zaczynamy...

Pierwszym krokiem jest stworzenie bazy danych w MS Access. Zadanie jest proste - należy stworzyć tabelę o nazwie Kontakty o podanych poniżej cechach:
ID_Kontakt - AutoNumber (PK)
Imie - text(15)
Nazwisko - text(15)
Notatki - text(15)

Następnie inicjalnie wypełnić tabelę danymi. Dwa nowe kontakty to wystarczająca liczba na początek.


Bazę danych zapisujemy i zostawiamy ją w spokoju - nie będzie nam już potrzebna.

3.Przeglądanie wybranych danych

Uruchamiamy aplikację InfoPath, wybieramy "Design a Form" => "New from data source".
Uruchomi się kreator połączenia z bazą danych. W pierwszym kroku wybieramy opcję "Database (Microsoft SQL Server or Microsoft Office Access Only)".

 
Wybieramy bazę danych którą stworzyliśmy i zapisaliśmy wcześniej.

Jeżeli w bazie znajduje się więcej tabel, kreator zapyta którą tabelę chcesz dodać. W trakcie tego procesu możesz dodać wszystkie tabele i ustalić relacje pomiędzy nimi. W naszym przypadku kreaotr wykryje że baza posiada tylko jedną tabelę i przejdzie do następnego kroku, gdzie podejmiesz decyzję o s wymaganaej strukturze do twojego formularza. Pamiętaj że pola typu PK są niezbędne i nie mozna ich usunąć z wymaganej struktury.

W naszym przykładzie pobieramy wszystkie pola i przechodzimy dalej. Pojawi się ostatnie okno z podsumowaniem, gdzie najważniesza informacja to taka że opcja SUBMIT jest włączona. Klikamy przycisk "Zakończ".

Aby lepiej poznać podstawy aplikacji InfoPath nie będziemy korzystać z już stworzonych widoków, zatem usuwamy stworzone domyślnie pozycje i tworzymy pusty widok o nazwie "CRM InfoPath".


W następnych krokach stworzymy listę wyboru dostępnych kontaktów i formularz szczegółów wybranego kontaktu.
Przechodzimy do panelu z kontrolkami i wybieramy "Drop-Down List Box", który nam posłuży jako filtr dla wyszukiwanych kontaktów.
Po wybraniu tej kontrolki pojawi się okno pozwalające na połączenie danych z bazy Access z kontrolką. Wybieramy pole Nazwisko z gałęzi queryFields.
Następnie musimy edytować tą kontrolkę aby pobierała dane z pliku Access. Klikamy dwukrotnie na listę i zmieniamy opcję "Enter list box entires manually" na "Lookup in a database, webservice or file".

Następnie musimy stworzyć "Secondary Data Source" aby pobierać dane do kontrolki. Nalezy pamiętać że tego typu źródło danych nie może być użyte do aktualizacji a jedynie do odczytu. Tworzenie "Secondary Data Source" to identyczny proces jaki był wykonany wcześniej przy łączeniu formularza InfoPath z bazą danych. Wszelkie wartości zostawiamy domyślne. Kiedy stworzyliśmy już dodatkowe źródło danych musimy połączyć odpowiednie pole z kontrolką. Robimy to poprzez pole Entries do którego przyłączamy pole Nazwisko z bazy danych.

Klikamy OK. Do formularza dodała się lista wyboru z opsiem Nazwisko.Następnie przechodzimy do następnego kroku w którym stworzymy przycisk uruchamiający filtr.
Przechodzimy do panelu z kontrolkami i wybieramy "Button", który nam posłuży jako wyzwalacz filtra dla wyszukiwanych kontaktów. Klikając na kontrolkę zostanie ona automatycznie dodana do formularza. Aby ją wyedytować nalezy na nią dwukrotnie kliknąć. Wybieramy opcję "Run Query", opisujemy przycisk i klikamy OK.

Teraz nalezy na formularz przenieść pola które pozwolą na odczytanie szczegółów kontaktu. Robimy to metodą drag'n'drop z listy "Data Source". Przy pierwszym przeciągniętym polu zostanie stworzone pole typu "Repeating Section" do którego przerzucamy resztę pól. "Repeating section" to kontrolka grupująca dane w obrębie jednego rekordu po to aby pokazać wszystkie rekordy w bazie w określonym wyglądzie.

Zapisujemy formularz opcją "Save" i uruchamiamy poprzez wybranie opcji "Preview Form".

Wybierając z listy pustą wartość pokażemy pełną listę kontaktów.

Wybierając konkretną pozycję wybierzemy szczegóły tylko wybranego kontaktu.

Najtrudniejsza część jest już za nami. Wyłącamy podgląd i przechodzimy do dalszych etapów.

4.Usuwanie istniejących kontaktów

Do sekcji "Repeating Section" dodajemy przycisk i obsługujemy go w następujący sposób:



Teraz przycisk będzie powielany dla każdego rekordu i usunięcie będzie dotyczyło tylko jednego wpisu. Należy pamiętać że po usunięciu danych poprzez formularz nie odświeża tych danych. Aby dodać obsługę odświeżenie dodajemy jeszcze jeden przycisk poza "Repeating Section" i obsługujemy go w następujący sposób:



Zapisujemy formularz opcją "Save" i uruchamiamy poprzez wybranie opcji "Preview Form".Usuwamy testowo wpis, i odświeżamy wszystkie źródła danych. Lista wyboru powinna się zaktualizować a usunięty rekord nie powinien się już pojawić w dostępnych listach.

5.Tworzenie/edytowanie danych

Poza sekcją "Repeating Section" dodajemy nowy przycisk i obsługujemy go w następujący sposób:



Dzięki niemu zapiszemy edytowany rekord, lub też zapiszemy nowo dodany rekord.
Aby ułatwić użytkownikowi życie dodajemy jeszcze jeden przycisk poza sekcją "Repeating Section" który czyści formularz pod nowy rekord:

Zapisujemy formularz i testujemy wprowadzone zmiany poprzez uruchomienie podglądu formularza.


Na tym etapie mamy za sobą największą pracę. Nasz formularz dodaje, usuwa, aktualizuje, odświeża i wyświetla dane umieszcozne w bazie danych Access. Pozostaje nam jedynie dopieszczenie formularza tak aby przezentował się lepiej niż obecnie.

Mam nadzieję że przedstawiony powyżej tutorial pomoże wszystkim tym którzy muszą poznac podstawy działania InfoPath w korelacji z bazami danych.

Pozdrawiam
Michał